Ce trebuie să verifici când închiriezi un spațiu outdoor pentru o petrecere?

Un spațiu frumos în fotografii poate deveni incomod dacă invitații nu au unde să stea la umbră, parcarea este prea mică sau ploaia oprește activitățile programate. În cazul unei petreceri în aer liber, rezervarea locului este doar prima parte a organizării.

Pe forumurile de părinți apar frecvent aceleași probleme după petrecerile în parc: lipsa unui plan pentru ploaie, prea puțină apă, transportarea dificilă a mâncării, lipsa sacilor de gunoi sau un program prea încărcat pentru copii. Câteva verificări făcute înainte de rezervare reduc mult riscul unor improvizații în ziua evenimentului.

Spațiul chiar este suficient pentru numărul de invitați?

Capacitatea declarată trebuie calculată pentru toate persoanele, nu doar pentru copii.

Verifică:

• câte locuri pe scaun există;

• unde vor sta adulții;

• dacă rămâne spațiu pentru tort, cadouri și decor;

• dacă cei mici pot circula fără să treacă permanent printre mese;

• dacă zona rezervată este folosită exclusiv de grupul tău.

La Edenland Park, de exemplu, pot fi rezervate pavilioane outdoor de 9, 24, 32 și 64 de locuri. Pavilionul de 64 de persoane este disponibil în prezent de luni până vineri, în afara sărbătorilor legale.

Pentru 20 de copii și 15 părinți, un pavilion de 24 de locuri va fi insuficient chiar dacă petrecerea este organizată în primul rând pentru cei mici.

Ce faci dacă plouă sau bate foarte tare vântul?

Aceasta este una dintre primele întrebări care trebuie puse înainte să plătești.

Află din timp:

• dacă pavilionul este acoperit;

• dacă există protecție laterală împotriva vântului;

• ce activități continuă pe ploaie;

• dacă locația are și o zonă indoor;

• dacă rezervarea poate fi mutată în altă zi;

• ce se întâmplă cu suma achitată dacă vremea oprește evenimentul.

În cazul Edenland, activitățile și spațiile pentru evenimente sunt outdoor. În condiții de furtună, vânt puternic sau ploaie abundentă, parcul poate suspenda activitățile sau poate modifica programul.

Pentru o petrecere în aer liber, planul B trebuie stabilit dinainte, nu în dimineața evenimentului.

Cum rezolvi mâncarea, tortul și băuturile?

Regulile diferă mult de la o locație la alta. Unele permit catering extern, altele lucrează numai cu furnizorii proprii.

Întreabă:

• dacă poți veni cu mâncare din exterior;

• dacă este permis tortul adus de acasă sau de la cofetărie;

• dacă există frigider pentru tort;

• cine pune la dispoziție vesela;

• unde pot fi păstrate băuturile reci;

• dacă există variante pentru copii cu alergii sau intoleranțe;

• cu cât timp înainte trebuie făcută comanda.

La Edenland, mâncarea și băuturile comandate pentru eveniment pot fi livrate direct la pavilion, iar comanda trebuie stabilită în avans. Parcul permite și aducerea tortului în condițiile prevăzute de regulament.

Pe forumurile dedicate petrecerilor outdoor apar frecvent și recomandări foarte simple: apă suficientă, șervețele, prosoape de hârtie și saci pentru gunoi.

Ce vor face invitații timp de trei sau patru ore?

Un pavilion și un tort nu sunt suficiente pentru un program de câteva ore.

Dacă petrecerea este pentru copii, uită-te atent la activitățile disponibile și la limitele de vârstă. Un parc aventura poate funcționa foarte bine pentru școlari, dar unele atracții au condiții de înălțime, greutate sau vârstă minimă.

La Edenland există, printre altele:

• trasee în copaci;

• loc de joacă;

• escaladă;

• minigolf;

• tir cu arcul;

• airsoft;

• paintball;

• echitație.

Mai util decât să programezi cât mai multe activități este să alegi una sau două care se potrivesc întregului grup și să lași timp pentru masă și joacă liberă.

Cum ajung invitații și unde lasă mașinile?

Accesul contează mai mult atunci când petrecerea are loc în afara orașului.

Verifică:

• dacă există parcare;

• dacă parcarea este gratuită sau contra cost;

• cât este de mers pe jos de la mașină până la pavilion;

• dacă se poate ajunge cu transport public;

• dacă intrarea este ușor de găsit;

• dacă traseul permite accesul cu cărucior pentru copiii mici.

Edenland se află în Balotești, la aproximativ 20 de kilometri de București și are parcare proprie.

Dacă majoritatea invitaților nu au mai fost acolo, trimite în invitație locația exactă și câteva informații despre acces.

Ce ai voie să aduci pentru decor?

Baloanele și tortul nu sunt singurele lucruri care pot avea reguli speciale.

Întreabă dacă sunt permise:

• confetti;

• artificii;

• piniata;

• boxe proprii;

• lumini;

• animatori;

• decoruri prinse de pavilion;

• instalații electrice aduse din exterior.

La Edenland, pavilionul poate fi decorat în ziua evenimentului și pot fi aduși animatori. Există însă restricții pentru anumite elemente, precum artificiile, confetti sau sistemele proprii de sonorizare.

Verificarea trebuie făcută înainte să plătești decorurile.

Unde sunt toaletele și cât de ușor supraveghezi copiii?

Fotografiile unei locații arată de obicei partea atractivă. Pentru un eveniment de câteva ore trebuie analizată și partea practică.

Uită-te la:

• distanța până la toalete;

• existența punctelor de apă;

• iluminatul, dacă petrecerea se prelungește;

• vizibilitatea dintre pavilion și zonele de activități;

• distanța dintre locul de joacă și masa adulților;

• numărul de adulți care vor supraveghea copiii.

Într-un spațiu mare, copiii se pot dispersa mai repede decât într-un loc de joacă indoor. Stabiliți de la început cine îi însoțește la activități.

Calculează costul complet, nu doar prețul pavilionului

Un tarif mic pentru închirierea spațiului poate părea atractiv până când adaugi toate celelalte cheltuieli.

În buget pot intra:

• accesul invitaților;

• închirierea pavilionului;

• activitățile;

• mâncarea;

• tortul;

• băuturile;

• animatorul;

• decorurile;

• parcarea;

• eventualele costuri de transport.

La Edenland, accesul, pavilionul și activitățile sunt elemente distincte ale costului. În anumite perioade, pentru unele activități pot exista și timpi de așteptare.

Un spațiu outdoor merită ales după modul în care funcționează întreaga zi, nu doar după aspectul pavilionului. Vremea, accesul, mâncarea, regulile locației și programul copiilor sunt cele care influențează direct cum se desfășoară petrecerea.